Als pashouders met een UiTPAS Middenkust deelnemen aan kansentarief bij jouw activiteiten, dan betaalt de stad of gemeente een deel van de ticketprijs of het inschrijvingsgeld.
Lees hieronder stap voor stap hoe en wanneer je terugbetaling kan bekomen.
Een goede voorbereiding is het halve werk! Het is belangrijk dat alles goed staat in de UiTPAS-balie om terugbetaling te ontvangen. Check dus zeker of je onderstaande stappen hebt doorlopen:
Zorg ervoor dat je activiteiten en lidgelden ingevoerd zijn in de UiTdatabank. Hierdoor zal je later punten kunnen toekennen aan deelnemers met een UiTPAS en kansentarieven kunnen registreren.
Even opfrissen? Klik op de knop hieronder voor een (video)handleiding die leert hoe de UiTdatabank werkt.
Heb je een lidgeld of een kamp ingevoerd in de UiTdatabank? Laat dit dan weten aan je lokale UiTPAS-trekker via uitpas@[jouwgemeente].be. Die zal ervoor zorgen dat je het juiste aantal punten zal kunnen toekennen aan leden of deelnemers met een UiTPAS.
Normaal kunnen pashouders per activiteit 1 punt sparen. Hierop bestaan twee uitzonderingen:
Deze punten worden in één keer toegekend aan de pashouders. Dat bespaart jou als organisator heel wat werk. Je lokale UiTPAS-trekker zal ervoor zorgen dat het juiste puntenaantal gekoppeld wordt aan die activiteiten.
Verzamel de UiTPAS-nummers van alle leden of deelnemers bij je activiteit.
Tip! Vraag het UiTPAS-nummer al op bij inschrijving of aankoop van het ticket. Dat bespaart je heel wat tijd!
Registreer in de UiTPAS-balie per activiteit alle deelnames met UiTPAS:
Even opfrissen? Via de knop hieronder leer je hoe je deelnames registreert in de UiTPAS-balie. Bekijk de video's of lees alles terug in de handleiding.
Ga naar het luikje "Onkostennota" in de UiTPAS-balie en duid de juiste periode aan. Wil je weten welke periode jij moet gebruiken? Dat lees je onderaan deze pagina.
Daarna klik je op "Maken". Als je effectief terugbetaling moet ontvangen, kan je daarna klikken op "Onkostennota downloaden".
Per stad of gemeente van wie je terugbetaling kan ontvangen, wordt nu een Excelbestand gemaakt. Deze noemen we een onkostennota.
De controle verschilt naargelang het type vereniging. Klik op jouw type vereniging:
Algemene controle
Controleer per onkostennota (Excel):
Ontbreekt er een deelname of moet er een deelname worden geannuleerd?
Zet het aandeel van de stad of gemeente juist
Voor lidgelden kan je 60% terugbetaling krijgen van het lokaal bestuur. Organiseerde je ook andere activiteiten zoals kampen, ledenweekenden, extra activiteiten...? Dan ontvang je 40% terug van het lokaal bestuur. Zorg ervoor dat het aandeel van de stad of gemeente correct op de onkostennota staat.
Lidgelden:
! Heb je de gemeentelijke tussenkomst aangepast? Vergeet dan niet het totaalbedrag voor de lokale overheid mee aan te passen!
Onderstaande instructievideo toont stap voor stap hoe je onkostennota's moet controleren en aanpassen:
Controleer per onkostennota (Excel):
Ontbreekt er een deelname of moet er een deelname worden geannuleerd?
Bezorg per stad of gemeente van wie je terugbetaling moet ontvangen de volgende documenten:
Stuur deze documenten naar elke stad of gemeente via volgende facturatiegegevens:
| Stad/gemeente | E-mailadres | Dienst | Adres | Postcode | Ondernemingsnummer |
|---|---|---|---|---|---|
| Bredene | Dienst Cultuur, Evenementen en Toerisme | Kapelstraat 76 | 8450 | 0207.435.092 | |
| Gistel | Dienst Vrije Tijd | Heyvaertlaan 18 | 8470 | 0207.491.413 | |
| Ichtegem | Dienst Vrije Tijd | Stationsstraat 1 | 8480 | 0207.431.332 | |
| Middelkerke | Financiële Dienst | Spermaliestraat 1 | 8430 | 0207.495.667 | |
| Oostende | uitpas@oostende.be | Directie Vrije Tijd | Vindictivelaan 1 | 8400 | 0207.436.775 |
| Oudenburg | Dienst Toerisme en Evenementen | Weststraat 24 | 8460 | 0207.491.215 |
Wanneer je terugbetaling kan ontvangen, hangt af van het type activiteit.
Wij voorzien daarbij zelf twee afrekenmomenten per jaar waarbij we jullie per mail eraan herinneren om de terugbetaling te vragen. Eenmaal in november en eenmaal in juni.
| Type activiteit | Afrekeningsperiode |
|---|---|
| Lidgelden |
|
| Losse evenementen | Afhankelijk van de werking van de partner: maandelijks, periodiek of na afloop van het evenement. |
In de UiTPAS-app zitten alle voordelen van je UiTPAS handig bij elkaar - van punten sparen tot omruilen. Je fysieke kaart? Die hoef je niet meer op zak te hebben.